FUNKTION

Modtagelse af dokumenter

Her kan du læse om hvordan der modtages bilag i Faktura-Boks. Faktura-Boks kan ses som en form for posthus.
Vi modtager bilag som pdf som sendes til en specifik email eller som EAN til eget eller vores fælles EAN nummer.

Vi modtager, afløfter data og viser dem i den specifikke kundes Faktura-Boks.
Data afløftet fra PDF-dokumenter kontrolleres, så vi sikrer at fakturanr., fakturadato, forfald, moms og totalbeløb vises korrekt i Faktura-Boks.
Brugerne får dagligt en mail, hvis der ligger bilag til godkendelse.

Sådan modtager vi bilag

Faktura-Boks kan hjælpe med at skabe overblik over indkomne fakturaer, status på forfaldne fakturaer og andre dokumenter:

    • Som PDF sendt til en specifik Faktura-Boks mail: “virksomhed@faktura-boks.dk”
    • Som elektronisk faktura til jeres eget EAN-nummer eller vores fælles EAN, hvor firmanavn, CVR-nr. og adresse er vigtig at huske.
    • Direkte, hvor leverandøren lægger deres fakturaer på vores server via FTP og viser fakturaerne i kundens Faktura-Boks.
    • Indsend et billede af en bon via vores mobilløsning.

Alle typer fakturaer kan modtages som PDF eller EAN fakturaer:
OIO-XML, OIO-UBL med UTS bilag.

Vi kan aflæse linjer på PDF fakturaer, hvis det har interesse….
Har du leverandører der kan kun kan sende deres fakturaer som PDF, hvor du skal bruge linjerne.
Så kan vi aflæse linjerne ved at fakturaerne sendes som PDF til en specifik mail, hvor linjerne afløftes.

OIOXML: Er det format de offentlige anvender, fakturaer sendt via EAN er typisk i dette format
OIOUBL: En videre udvikling af OIOXML formatet.
UTS bilag: Er bilag til en elektronisk faktura. 

Vores behandling af bilagene

Når vi modtager bilag, er formatet afgørende for hvor hurtigt dokumentet ses i Faktura-Boks.
Dokumenter modtaget via EAN ses hurtigt i Faktura-Boks, typisk efter et par timer.
PDF-fakturaer er modtages typisk efter 12-24 timer efter fremsendelse via mail.

En elektronisk faktura er en avanceret fil at gennemskue.
Derfor har vi designet en skabelon vi viser data fra XML-filen i.
Her ses et eksempel på en elektronisk faktura vist i vores skabelon.

screendump-visning-ean
Faktura modtaget via EAN

Vi modtager elektroniske bilag gennem Sproom eller hvis leverandøren placer fakturaerne direkte på vores server via FTP.

Fakturaerne fordeles til Faktura-Boks flere gange i løbet af døgnet. De ses typisk i Faktura-Boks i løbet af et par timer.
Den elektroniske faktura vises i en brugervenlig grøn skabelon.

Faktura modtaget som PDF

For hver 15 minutter kontrollerer vi alle kundernes e-mails automatisk.
Hvis der ligger bilag i indbakken sendes dokumenterne til behandling i forskellig systemer.

Vi har medarbejdere til at kontrollere afløftning af data.
Når brugerne af Faktura-Boks ser fakturaen til godkendelse i Faktura-Boks er data afløftet, klar til godkendelse.
Behandlede fakturaer fordeles til Faktura-Boks via flere automatiske daglige kørsler.

Kontrol af indkomne e-mails

Vi har styr på vores mailflow fra vi modtager bilaget i mailen til det ligger i Faktura-Boks.
Med forskellige lister har vi overblik over at vi også afleverer alle de bilag vi modtager.

Det er også en hjælp til at reagere, hvis vores systemer ikke kører korrekt.

Et eksempel hvor det er smart:

    • En kundes leverandør rykker for betaling af en faktura og henviser til at fakturaen er fremsendt tidligere.
    • Kunden ringer til os eller bruger supportknappen i Faktura-Boks og undrer sig over hvor den første fakturaer blevet af.
    • Vi kan se hvorfor bilaget ikke er modtaget
      • Det er måske blevet slette hos os, hvis firmanavn ikke står korrekt på fakturaen, eller
      • Eller leverandøren sender et link, hvor man kan hente fakturaen – noget vi ikke kan håndtere. Filen skal være vedhæftet.

Med ovennævnte kontrol sikrer vi:

    • Sporbarhed på alle mails.
    • At alle de bilag vi har modtaget, også bliver afleveret i kundens Faktura-Boks.
    • Vi sender en mail til fejlmodtager hos kunden, når vi modtager mails uden:
      • Vedhæftning
      • Hvor vedhæftningen er en wordfil, excelfil eller anden fil vi ikke kan behandle.

Så kan kunden reagere – tage fat i leverandøren, for at sikre at vi modtager fakturaen.

 

Er du interesseret i en gennemgang af de mange funktioner i Faktura-Boks, så ring til os på 7440 3661 eller kontakt os her

F-Boks ApS har siden 2006 udviklet og drevet Faktura-Boks, som er et system til elektronisk fakturahåndtering. Faktura-Boks anvendes af små, mellemstore og store virksomheder i mange forskellige brancher og kan skræddersys til den enkelte kunde.

F-Boks ApS
Stenager 2
6400 Sønderborg

Telefon: 7440 3661
e-mail: info@faktura-boks.dk

CVR: 33595026
EAN: 5790001688875

Socialt frikort logoF-Boks ApS anvender praktikanter via Sønderborg Kommune.