Modtagelse af dokumenter

Faktura-Boks kan ses som et posthus. Vi modtager bilag, afløfter data og viser dem i vore kunders forskellige Faktura-Bokse.
Brugerne får dagligt en mail, hvis der ligger bilag til godkendelse.

Her under kan du læse om:

    • Hvordan vi modtager dokumenter/bilag alt efter formatet
    • Vores behandling af bilagene og hvornår du kan forvente bilaget modtaget i Faktura-Boks
    • Vores sporing af indkomne dokumenter

Sådan modtager vi bilag

Faktura-Boks kan hjælpe med at skabe overblik over indkomne fakturaer, status på forfaldne fakturaer og andre dokumenter:

    • Som PDF sendt til en specifik Faktura-Boks mail: “firmanavn”@faktura-boks.dk
    • Som elektronisk faktura til jeres eget EAN eller vores fælles EAN, hvor firmanavn, CVR og adresse er vigtig at huske.
    • Direkte, hvor leverandøren lægger deres fakturaer på vores server via FTP og vi viser fakturaerne i kundens Faktura-Boks.
    • Indsend et billede af en bon via vores mobilløsning.

Alle typer fakturaer kan modtages som PDF eller EAN fakturaer:
OIO-XML, OIO-UBL med UTS bilag.

Vi kan aflæse linjer på PDF fakturaer, hvis det har interesse….
Har du leverandører der kan kun kan sende deres fakturaer som PDF, hvor du skal bruge linjerne.
Så kan vi aflæse linjerne ved at fakturaerne sendes som PDF til en specifik mail.

OIOXML: Er det format de offentlige anvender, fakturaer sendt via EAN er typisk i dette format
OIOUBL: En videre udvikling af OIOXML formatet.
UTS bilag: Er bilag til en elektronisk faktura.

Vores behandling af bilagene

Når vi modtager bilag, er formatet afgørende for hvor hurtigt dokumentet ses i Faktura-Boks.
Dokumenter modtaget via EAN ses hurtigt i Faktura-Boks.
PDF-fakturaer er modtages typisk efter 12-24 timer efter fremsendelse via mail.

Læs mere ved behov:

Faktura modtaget via EAN

Vi modtager gennem Sproom eller hvis leverandøren placer fakturaerne direkte på vores server via FTP.
Fakturaerne fordeles til Faktura-Boks hver 30 min.
Den elektroniske faktura vises i en brugervenlig grøn skabelon.

Faktura modtaget som PDF via e-mail

Hver 15 min kontrolleres vores kunders Faktura-Boks e-mails automatisk og dokumenter sendes til behandling i forskellig systemer.
Vi har medarbejder til at kontrollere afløftning af data.
Når brugerne ser fakturaen til godkendelse i Faktura-Boks er data afløftet, klar til godkendelse.
Behandlede fakturaer fordeles til Faktura-Boks via flere automatiske daglige kørsler.

Kontrol af indkomne mails

Vi har styr på vores mailflow fra vi modtager bilaget til det ligger i Faktura-Boks.
Med forskellige lister har vi overblik over at vi også afleverer alle de bilag vi modtager.
Samt at vi kan reagere hvis noget ikke forløber korrekt.

Et eksempel hvor det er smart:

    • En kundes leverandør rykker for betaling af en faktura og henviser til at den er sendt tidligere
    • Kunden ringer til os eller bruger supportknappen i Faktura-Boks og rykker for hvorfor de ikke har fået fakturaen,
    • Vi kan se hvorfor bilaget ikke er modtaget – det er måske slettet hos os hvis firmanavn ikke står korrekt på fakturaen.

Med ovennævnte kontrol sikrer vi:

    • Sporbarhed på alle mails
    • At mails ikke placeres i spamfilteret ved en fejl
    • At alle de bilag vi har modtaget, også bliver afleveret i kundens Faktura-Boks
    • Vi sender en mail, når vi modtager noget (word, excel filer m.m.) som ikke kan behandles.

Vi har sammen med vores partnere fokus på små og mellemstore virksomheder, som vi hjælper med nem fakturahåndtering.

Kontakt os:
F-Boks ApS – Stenager 2 – 6400 Sønderborg
Telefon: 74403661
e-mail: info@faktura-boks.dk
CVR: 33595026 EAN: 5790001688875

Hjælp til vore kunders leverandører:
Vejledning: Send faktura via EAN i e-conomic
Send jeres faktura elektronisk via Sproom

Kreditværdighed