FUNKTION

Fast skema til kontering – udkontering

På fakturaer, hvor linjerne skal splittes ud på flere afdelinger kan funktionen fast skema til kontering med fordel anvendes.
Funktionen sikrer at en faktura nemt kan konteres, hvis et skema er defineret på forhånd, der styrer hvordan linjerne til kontering skal dannes.

Her er eksempler hvor funktionen giver mening:

• • Det kan også være ved fakturaer der altid indeholder to beløb: med og uden moms.
  • Funktionen er også en fordel på fakturaer, hvor omkostningerne for eksempel altid skal deles ud på 5 afdelinger.

Det er vigtigt at der er tale om fast defineret måder linjerne skal deles ud.
Opsætningen gemmes ud fra leverandørens CVR nummer, hvilket gør at skemaet altid anvendes på alle fakturaer fra den specifikke leverandør.

Det er muligt at gemme en leverandør som kun anvendes til dette.

Eksempel på problemstilling

Der modtages en faktura, der vedrører forsikring.
Linjerne skal splittes – deles ud på flere forskellige projekter med forskellige omkostningstyper.
Det kan tage lang tid at udfylde alle linjerne i forbindelse med kontering, samtidig med at det kan føles som en træls arbejdsopgave.
Især hvis der er flere af samme type fakturaer.

Det kan også være overskueligt hvis linjerne skal konteres med og uden moms.

Vigtigheden er at det er noget der skal gøres på samme måde hver gang, hvor det kun er beløbet på linjerne der kan variere. 

Hvis kreditoren er udfyldt med en standardkonto vil linjen være udfyldt på forhånd.

Sådan anvendes skemaet i Faktura-Boks

I en tabel i Faktura-Boks oprettes 5 linjer med leverandørens CVR, projektnr., omkostningstype/art og godkender i en tabel.
Når fakturaen modtages i Faktura-Boks med det CVR nummer som står i tabellen, bliver linjerne udfyldt som tabellen.
Leverandørens CVR nummer er så at sige nøglen til tabellen.

Når fakturaen modtages skal der kun indtastes beløb på de 5 linjer.
Derefter kan fakturaen godkendes.
Brugeren udgår en masse arbejde med at gøre linjerne klar til godkendelse og kan nemt få godkendt fakturaen.

Funktionen kan med fordel også bruges på fakturaer, hvor der er forskellige momssatser på linjerne eller ved husleje der altid på samme måde skal deles ud på flere afdelinger.