Faktura-Boks - et stærkt værktøj
Det siger vores kunder
Tag gevinsten nu!
Faktura-Boks fjerner fejlkilder
Fakturaer ligger trygt og sikkert i elektronisk arkiv. Workflow fordeler automatisk til ansvarlige og der er styr på alle trin i godkendelsesprocessen. Dubletkontrollen scanner alt.
Faktura-Boks sparer penge
Beregninger viser, at hvis I sammenlagt bruger mere end 2 minutter på en faktura, er Faktura-Boks lønsom!
Faktura-Boks sparer tid
Elektronisk fakturamodtagelse, automatisk fordeling til ansvarlig godkender, automatisk check for dubletter, beløbsgrænser m.v. fjerner tid fra rutinearbejde I kan bruge til bedre formål.
Godkend, kontér og betal leverandørfakturaer online
Fakturaer
Nets/PBS
Workflow
Økonomisystemer
Banker
Fakturaer
Faktura-Boks modtager fakturaer som OIOXML, UBL/UTS eller PDF/TIF vedhæftet en mail. Både I og leverandører lettes betydeligt, da elektroniske fakturaer er billigere at håndtere og ikke bliver væk.
Workflow
Faktura-Boks fordeler automatisk fakturaerne ud fra projekt, initialer eller godkender. Resten fordeles af postmodtager. Med Faktura-Boks er bogholderiet altid opdateret om hvor en given faktura er.
Økonomisystemer
Godkendte fakturaer overføres til økonomisystemet, der foretager endelig kontrol. Bruges Faktura-Boks bankmodul, udlignes kreditor når økonomisystemet bogfører, ellers ligger fakturaen klar til betaling. Fakturaen ses herefter på kreditor, konto og projekt. IGV projekter overføres direkte til Faktura-Boks.
Banker
Faktura-Boks kan overføre en betalingsfil til banken, hvis I ikke har muligheden i økonomisystemet. Derved undgår I manuelle indtastninger med risiko for fejl.
Nets/PBS
Med Faktura-Boks kan I afmelde alle transaktioner i betalingsservice, fordi I kan nå at fakturere, kontere og betale til tiden. I slipper også for opkrævningsgebyrer fra leverandører, fordi Faktura-Boks modtaget fakturaer elektronisk.
Smarte løsninger til svære situationer
Hold styr på, om I får de aftalte priser! I Faktura-Boks etableres en tabel med priser og afvigelser, for en given periode og helt ned på det enkelte projekt. Priser importeres let fra Excel via importknap. Faktura-Boks vil advisere jer, når prisen afviger og man kan så afvise eller godkende.
Med Faktura-Boks får I et stærkt værktøj til håndtering af leverandørfakturaer
Faktura-Boks har flere løsninger til småbilag:
Enkeltvis scanning af kvitteringer eller en standardformular til Excel, hvor I indtaster en linje pr. bilag. I toppen summeres linjerne pr konto.
I Faktura-Boks etableres en konteringsskabelon med de samme linjer. Det eneste I skal i Faktura-Boks, er at fordele beløbet på de enkelte linje.
Eller I kan downloade en app til jeres smart phone. Billedet bliver behandlet og sendt til Faktura-Boks som de bilag, I sender til scanningsmailen. Det er også muligt at etablere flere linjer ud fra et Excel ark.
Bilag til en eksisterende faktura: Som noget nyt tilbyder vi mulighed for at knytte et PDF dokument til en faktura i F-Boks.
Det er let overføre data fra Faktura-Boks til Excel:
Når I har søgt fakturaerne frem, kan de ønskede oplysninger overføres til Excel. Herefter kan I udføre analyser eller foretage de nødvendige hen-sættelser, hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes, inden periode-regnskabet udarbejdes.
Faktura-Boks kan designes til den enkeltes workflow behov ud fra en grundfunktion.
Horisontalt godkendelsesflow, hvor der sættes en overordnet på de enkelte brugere med mulighed for at påføre et max. beløb. Der er også mulighed for at kræve, at alle fakturaer SKAL godkendes af 2 personer. Den overordnede kan også bruges til at alle fakturaer kommer forbi bogholderiet.
Matrix, hvor fakturaen sendes til den sagsansvarlige frem for godkenderens overordnede.
Man kan målrette bestemte fakturaer til en kontoansvarlig, f.eks. at alle bilag som konteres på IT-kontoen, også kommer forbi IT chefen. Det er også muligt at bestemte kreditorer automatisk er godkendt og konteret.
Faktura-Boks anvendes udelukkende som elektronisk arkiv. D.v.s. en faktura ikke skal godkendes i Faktura-Boks, men udelukkende overføres til økonomisystemet.
Udvalgte kreditorer kan konteres og godkendes automatisk, hvor fakturaen er godkendt ud fra følgesedlen.
Flere regnskaber:
Enten etableres en Faktura-Boks pr regnskab; men hvis bogholderiet er fælles, er det en fordel med een samlet Faktura-Boks.
Regnskabet findes automatisk, når fakturaen fra leverandøren modtages, bogholderiet kan efterfølgende flytte fakturaen over i et andet regnskab.
Med Faktura-Boks er det også muligt:
– at kreditoren er oprettet med forskelligt kreditornr. i de enkelte regnskaber
– forskellige kontoplaner – projekter
– brugere opdelt i regnskaber
Bogholderihuse
Med en fælles Faktura-Boks kan bogholderen arbejde for kunden uden at være fysisk tilstede. Kvartalstravlhed er afløst af løbende opdaterede regnskaber med mulighed for at servicere kunden på helt andre områder.
Ring ind og hør mere om mulighederne.
Hurtige og smarte konteringsmuligheder:
I Faktura-Boks kan hver enkelt gruppe af personer have deres egen kontoplan.
På kontoen kan der etableres et krav om at f. eks. formål – bærer skal være udfyldt. Målet er at konteringen er rigtig, når den ligger i kassekladden i økonomisystemet.
Fast split af en faktura: Hvis fakturaer fra en bestemt leverandør altid skal konteres på f.eks. 3 linjer, kan de 3 linjer etableres i en skabelon med de konteringsdimensioner I anvender i dag. Det er kun beløbene, der skal indtastes.
En funktion, der ofte anvendes til vores rejseformular samt forbrugskonteringer. Fast kontering til f.eks. en faktura vedr. brobizzer, der kan bestå af mange linjer. Hver enkelt brobizz har eget aftalenr. som oprettes i Faktura-Boks med konteringsdimensioner og en godkender.
Fakturaen er automatisk konteret og ligger klar til godkendelse.
Funktionen kan også anvendes til forbrugsregninger, telefonregninger mm.
Intelligent kontering:
Hoteller og restauranter har eksempelvis brug for at kende forbruget af food og nonfood i køkkenet. For håndværksvirksomheder er det f.eks. forbrug af værktøj og arbejdstøj, der skal konteres rigtigt.
D.v.s. når I modtager en XML, kan der på den enkelte vare ske en automatisk kontering ud fra varenummeret, så varer til eget forbrug konteres anerledes end varer til projekter.
Intelligent ompostering:
Funktionen intelligent kontering samt intelligent ompostering giver mulighed for at have én Faktura-Boks til flere kunder, som ikke har samme kontoplan. Således kan der ske automatisk ompostering til andre virksomheder i samme koncern. Dette er også en stor fordel for bogføringsfirmaerne.
En kreditor med flere kreditorkonti:
Hovedreglen i Faktura-Boks er, at der er en kreditorkonto pr leverandør; men Faktura-Boks kan også sagtens håndtere at en leverandør er oprettet på flere konti, hvis betalingsstedet er forskelligt.
Diverse kreditorer:
Der er i Faktura-Boks mulighed for at have en fælles diverse kreditorkonto med forskellige bankkonti og- betalings-ID. Det kræver blot, at I anvender Faktura-Boks bankmodulet. I jeres økonomisystem ses leverandørnavnet på posteringen på diverse kreditoren.
Faktura-Boks er et intelligent postbud, som sikrer ankomstregistreringen.
Som standard overføres fakturaen først til jeres økonomisystem, når fakturaen er godkendt. For virksomheder der har brug for løbende opdatering af deres projekter, kan man i Faktura-Boks overføre fakturaen, når kreditor og projektet er kendt, og spærre for betaling. Funktionen kan også anvendes til at overføre udvalgte fakturaer.
I Faktura-Boks sker der i modtagelsen en dubletkontrol, og man ikke godkende en faktura som Faktura-Boks opfatter som en dublet.
Fakturaer rettet imod indkøb.
Faktura-Boks kan foretage et match op imod indkøbsoplysningerne i de fleste økonomisystemer. Fra økonomisystemet modtager Faktura-Boks indkøbsoplysninger helt ned på varenummer niveau.
Den oftest anvendte funktionalitet på området er, at Faktura-Boks anvendes som workflow, hvis antal eller pris ikke stemmer. Økonomisystemet opdateres som i dag og fakturaen arkiveres og gøres synlig for økonomisystemet.
Let at lære - nemt at bruge
Vi integrerer med de fleste økonomisystemer
Faktura-Boks kan integreres med Dynamics AX på 3 niveauer: Light, Medium og Large. Således er det nemt at designe løsningen ud fra dit behov. Fælles for alle niveauer er bl.a. muligheden for anvende de samme samt flere konteringsdimensioner som i Dynamics AX samt håndtering af flere regnskaber.
Faktura-Boks kan integreres med Dynamics NAV på 3 niveauer: Light, Medium og Large. Således er det nemt at designe løsningen ud fra dit behov. Fælles for alle niveauer er bl.a. muligheden for at anvende de samme samt flere konteringsdimensioner som i Dynamics NAV samt håndtering af flere regnskaber.
Faktura-Boks kan integreres med C5 (også C5 2014) på 3 niveauer: Light, Medium og Large. Således er det nemt at designe løsningen ud fra dit behov. Fælles for alle niveauer er bl.a. muligheden for at anvende de samme samt flere konteringsdimensioner som i C5 samt håndtere flere regnskaber.
Faktura-Boks flyttes let med på en nyere platform uden ændringer, så der er ingen grund til at vente.
Faktura-Boks er også integreret til brancheløsninger som f.eks. C5 Centri fra EG
Faktura-Boks er integreret med XAL, hvor der er 2 niveauer: Light og Medium, så det er let at designe løsningen ud fra dit behov. I Faktura-Boks anvendes de samme samt flere konteringsdimensioner som i XAL og Faktura-Boks kan håndtere flere regnskaber. Faktura-Boks flyttes let med på en nyere platform uden ændringer, så der er ingen grund til at vente.
Faktura-Boks og e-conomic er dybt integreret, – konti, dimensioner og projekter overføres minimum hver nat. Integrationen etableres let via aftalenummer og login fra e-conomic indtastes i Faktura-Boks. Dit regnskab er meget hurtigere opdateret og din rullende bogholder eller revisor har fakturaen på et meget tidligere tidspunkt uden at besøge dig.
Faktura-Boks integrationen overfører godkendte fakturaer til Aspect4, konteret på de dimensioner, som du anvender. Fra Aspect4 til Faktura-Boks er der link til fakturaen.
Integrationen er etableret af DataMann sammen med Im Stiholt
Kom let i gang med Faktura-Boks integrationen ud fra en Excel fil med dine konti og dimensioner. Fakturaerne godkendes og konteres i Faktura-Boks og i Winkompas modtages de godkendte fakturaer i en kassekladde klar til betaling.
Visual Adm fra EG Bygteq
Faktura-Boks er integreret via EG Bygteqs EDI import, som anvendes til at indlæse fakturaer fra de største leverandører. Kom let i gang ud fra en Excel fil med dine konti og dimensioner.
Kom let i gang med Faktura-Boks integrationen ud fra en Excel fil med dine konti og dimensioner.
Håndtér let flere regnskaber.
Integrationen er etableret i samarbejde med Santax Medico.
Faktura-Boks integrerer til Minuba – det er let at bevare overblikket, da de godkendte fakturaer nemt overføres til Minuba, der herefter opdateres med samtlige fakturaer.
Integrationen til ordrestyring.dk fungerer ved at der løbende leveres alle igangværende projekter og Faktura-Boks overfører de godkendte fakturaer til opdatering i ordrestyring.dk. Sådan bliver efterkalkulationen nem!
Faktura-Boks har integration til Admind Office, Retail og Hair. Se de godkendte fakturaer i Faktura-Boks fra Admind