Hold styr på, om I får de aftalte priser! I Faktura-Boks etableres en tabel med priser og afvigelser, for en given periode og helt ned på det enkelte projekt. Priser importeres let fra Excel via importknap. Faktura-Boks vil advisere jer, når prisen afviger og man kan så afvise eller godkende.

Med Faktura-Boks får I et stærkt værktøj til håndtering af leverandørfakturaer

Faktura-Boks har flere løsninger til småbilag:

Enkeltvis scanning af kvitteringer eller en standardformular til Excel, hvor I indtaster en linje pr. bilag. I toppen summeres linjerne pr konto.

I Faktura-Boks etableres en konteringsskabelon med de samme linjer. Det eneste I skal i Faktura-Boks, er at fordele beløbet på de enkelte linje.

Eller I kan downloade en app til jeres smart phone. Billedet bliver behandlet og sendt til Faktura-Boks som de bilag, I sender til scanningsmailen. Det er også muligt at etablere flere linjer ud fra et Excel ark.

Bilag til en eksisterende faktura: Som noget nyt tilbyder vi mulighed for at knytte et PDF dokument til en faktura i F-Boks.

Det er let overføre data fra Faktura-Boks til Excel:

Når I har søgt fakturaerne frem, kan de ønskede oplysninger overføres til Excel. Herefter kan I udføre analyser eller foretage de nødvendige hen-sættelser, hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes, inden periode-regnskabet udarbejdes.

Faktura-Boks kan designes til den enkeltes workflow behov ud fra en grundfunktion.

Horisontalt godkendelsesflow, hvor der sættes en overordnet på de enkelte brugere med mulighed for at påføre et max. beløb. Der er også mulighed for at kræve, at alle fakturaer SKAL godkendes af 2 personer. Den overordnede kan også bruges til at alle fakturaer kommer forbi bogholderiet.

Matrix, hvor fakturaen sendes til den sagsansvarlige frem for godkenderens overordnede.

Man kan målrette bestemte fakturaer til en kontoansvarlig, f.eks. at alle bilag som konteres på IT-kontoen, også kommer forbi IT chefen. Det er også muligt at bestemte kreditorer automatisk er godkendt og konteret.

Faktura-Boks anvendes udelukkende som elektronisk arkiv. D.v.s. en faktura ikke skal godkendes i Faktura-Boks, men udelukkende overføres til økonomisystemet.

Udvalgte kreditorer kan konteres og godkendes automatisk, hvor fakturaen er godkendt ud fra følgesedlen.

Flere regnskaber:

Enten etableres en Faktura-Boks pr regnskab; men hvis bogholderiet er fælles, er det en fordel med een samlet Faktura-Boks.

Regnskabet findes automatisk, når fakturaen fra leverandøren modtages, bogholderiet kan efterfølgende flytte fakturaen over i et andet regnskab.

Med Faktura-Boks er det også muligt:

– at kreditoren er oprettet med forskelligt kreditornr. i de enkelte regnskaber

– forskellige kontoplaner – projekter

– brugere opdelt i regnskaber

Bogholderihuse

Med en fælles Faktura-Boks kan bogholderen arbejde for kunden uden at være fysisk tilstede. Kvartalstravlhed er afløst af løbende opdaterede regnskaber med mulighed for at servicere kunden på helt andre områder.

Ring ind og hør mere om mulighederne.

Hurtige og smarte konteringsmuligheder:

I Faktura-Boks kan hver enkelt gruppe af personer have deres egen kontoplan.

På kontoen kan der etableres et krav om at f. eks. formål – bærer skal være udfyldt. Målet er at konteringen er rigtig, når den ligger i kassekladden i økonomisystemet.

Fast split af en faktura: Hvis fakturaer fra en bestemt leverandør altid skal konteres på f.eks. 3 linjer, kan de 3 linjer etableres i en skabelon med de konteringsdimensioner I anvender i dag. Det er kun beløbene, der skal indtastes.

En funktion, der ofte anvendes til vores rejseformular samt forbrugskonteringer. Fast kontering til f.eks. en faktura vedr. brobizzer, der kan bestå af mange linjer. Hver enkelt brobizz har eget aftalenr. som oprettes i Faktura-Boks med konteringsdimensioner og en godkender.

Fakturaen er automatisk konteret og ligger klar til godkendelse.

Funktionen kan også anvendes til forbrugsregninger, telefonregninger mm.

Intelligent kontering:

Hoteller og restauranter har eksempelvis brug for at kende forbruget af food og nonfood i køkkenet. For håndværksvirksomheder er det f.eks.  forbrug af værktøj og arbejdstøj, der skal konteres rigtigt.

D.v.s. når I modtager en XML, kan der på den enkelte vare ske en automatisk kontering ud fra varenummeret, så varer til eget forbrug konteres anerledes end varer til projekter.

Intelligent ompostering:

Funktionen intelligent kontering samt intelligent ompostering giver mulighed for at have én Faktura-Boks til flere kunder, som ikke har samme kontoplan. Således kan der ske automatisk ompostering til andre virksomheder i samme koncern. Dette er også en stor fordel for bogføringsfirmaerne.

En kreditor med flere kreditorkonti:

Hovedreglen i Faktura-Boks er, at der er en kreditorkonto pr leverandør; men Faktura-Boks kan også sagtens håndtere at en leverandør er oprettet på flere konti, hvis betalingsstedet er forskelligt.

Diverse kreditorer:

Der er i Faktura-Boks mulighed for at have en fælles diverse kreditorkonto med forskellige bankkonti og- betalings-ID. Det kræver blot, at I anvender Faktura-Boks bankmodulet. I jeres økonomisystem ses leverandørnavnet på posteringen på diverse kreditoren.

Faktura-Boks er et intelligent postbud, som sikrer ankomstregistreringen.

Som standard overføres fakturaen først til jeres økonomisystem, når fakturaen er godkendt. For virksomheder der har brug for løbende opdatering af deres projekter, kan man i Faktura-Boks overføre fakturaen, når kreditor og projektet er kendt, og spærre for betaling. Funktionen kan også anvendes til at overføre udvalgte fakturaer.

I Faktura-Boks sker der i modtagelsen en dubletkontrol, og man ikke godkende en faktura som Faktura-Boks opfatter som en dublet.

Fakturaer rettet imod indkøb.

Faktura-Boks kan foretage et match op imod indkøbsoplysningerne i de fleste økonomisystemer. Fra økonomisystemet modtager Faktura-Boks indkøbsoplysninger helt ned på varenummer niveau.

Den oftest anvendte funktionalitet på området er, at Faktura-Boks anvendes som workflow, hvis antal eller pris ikke stemmer. Økonomisystemet opdateres som i dag og fakturaen arkiveres og gøres synlig for økonomisystemet.