Flowet med en Faktura-Boks

A

Fakturaen sendes

Via et leverandørbrev gives information om hvordan fakturaer modtages som PDF til en specifik e-mail eller som elektronisk faktura via EAN.

A

Fakturaen behandles

Inden for 24 timer fra afsendelse modtages fakturaen i jeres Faktura-Boks til godkendelse. Brugeren der skal godkende modtager daglig notifikation via en e-mail.

A

Fakturaen åbnes

Fakturaen åbnes hos ansvarlig for kreditor, projekt eller att. på fakturaen. Jeres postmodtager i Faktura-Boks fordeler de resterende fakturaer.

A

Fakturaen godkendes

Fakturaen konteres, hvis ikke den er forkonteret. Brugeren godkender. Jeres regler for godkendelse følges, fx altid 2 godkendere eller anden regel.

A

Fakturaen overføres til økonomisystem

Godkendte fakturaer overføres til virksomhedens økonomisystem. Se mere her om hvilke systemer vi integrerer til.

Smarte løsninger til svære situationer

Flere regnskaber

Det er muligt at have flere regnskaber i samme Faktura-Boks:

– At kreditoren er oprettet med forskellige kreditornr. i de enkelte regnskaber

– Forskellige kontoplaner/projekter

– Brugere opdelt i regnskaber

 

Intelligent postering og ompostering

Intelligent kontering:

Hoteller og restauranter har eksempelvis brug for at kende forbruget af food og nonfood i køkkenet. For håndværksvirksomheder er det fx. forbrug af værktøj og arbejdstøj, der skal konteres rigtigt.

Når I modtager en XML faktura, kan der på den enkelte vare ske en automatisk kontering ud fra varenummeret, så varer til eget forbrug konteres anerledes end varer til projekter.

Intelligent ompostering:

Funktionen intelligent kontering samt intelligent ompostering giver mulighed for at have én Faktura-Boks til flere kunder, som ikke har samme kontoplan. Således kan der ske automatisk ompostering til andre virksomheder i samme koncern. Dette er også en stor fordel for bogføringsfirmaerne.

 

Ankomst-registrering

Faktura-Boks er et intelligent postbud, som sikrer ankomstregistreringen.

Som standard overføres fakturaen først til jeres økonomisystem, når fakturaen er godkendt. For virksomheder der har brug for løbende opdatering af deres projekter, kan man i Faktura-Boks overføre fakturaen, når kreditor og projektet er kendt, og spærre for betaling. Funktionen kan også anvendes til at overføre udvalgte fakturaer.

Indkøbsordre-match

Fakturaer rettet imod indkøb.

Faktura-Boks kan foretage et match op imod indkøbsoplysningerne i de fleste økonomisystemer. Fra økonomisystemet modtager Faktura-Boks indkøbsoplysninger helt ned på varenummer niveau.

Den oftest anvendte funktionalitet på området er, at Faktura-Boks anvendes som workflow, hvis antal eller pris ikke stemmer. Økonomisystemet opdateres som i dag og fakturaen arkiveres og gøres synlig for økonomisystemet.

Kreditor håndtering

En kreditor med flere kreditorkonti:

Hovedreglen i Faktura-Boks er, at der er en kreditorkonto pr. leverandør. En leverandør kan oprettes på flere konti flere konti, hvis betalingsinformationen er forskelligt.

Diverse kreditorer:

Der er i Faktura-Boks mulighed for at have en fælles diverse kreditorkonto med forskellige bankkonti og- betalings-ID. Det kræver blot, at I anvender Faktura-Boks bankmodulet. I jeres økonomisystem ses leverandørnavnet på posteringen på diverse kreditoren.

Kontering

I Faktura-Boks kan hver enkelt gruppe af personer have deres egen kontoplan.

På kontoen kan der etableres et krav om at der er udfyldt fx: formål – bærer.

Målet er at konteringen er rigtig, når den ligger i kassekladden i økonomisystemet.

Fast split af en faktura: Hvis fakturaer fra en bestemt leverandør altid skal konteres på fx. 3 linjer, kan de 3 linjer etableres i en skabelon med de konteringsdimensioner I anvender i dag.

Fast kontering til fx. en faktura vedr. brobizz, der kan bestå af mange linjer. Hver enkelt brobizz har eget aftalenr. som oprettes i Faktura-Boks med konteringsdimensioner og en godkender.

Fakturaen er automatisk konteret og ligger klar til godkendelse.

Funktionen kan også anvendes til forbrugsregninger, telefonregninger m.m.

Dubletkontrol

I Faktura-Boks sker der i modtagelsen en dubletkontrol.

Der kigges på om fakturanr. for en given leverandør tidligere er modtaget. Derved får man besked og undgår at godkende/bogføre fakturaer dobbelt.

Håndtering af småbilag via mobilen

Via en hjemmeside på jeres smartphone kan I uploade et billede til jeres Faktura-Boks.

Beløbet skal indtastes, samt evt. tekst eller projekt. Billedet bliver behandlet og sendt til Faktura-Boks som de bilag, I sender til scanningsmailen.

Bilag til en eksisterende Faktura. Det er muligt at knytte et bilag til et dokument i Faktura-Boks.

Workflow muligheder

Faktura-Boks kan designes til den enkeltes workflow behov ud fra en grundfunktion.

Horisontalt godkendelsesflow:

Der sættes en overordnet på de enkelte brugere med mulighed for at påføre et max. beløb. Der er også mulighed for at kræve, at alle fakturaer SKAL godkendes af 2 personer. Den overordnede kan også bruges til at alle fakturaer kommer forbi bogholderiet.

Matrix godkendelsesflow:

Fakturaen sendes til den sagsansvarlige frem for godkenderens overordnede.

Man kan målrette bestemte fakturaer til en kontoansvarlig, fx. at alle bilag som konteres på IT-kontoen, også kommer forbi IT chefen. Det er også muligt at bestemte kreditorer automatisk er godkendt og konteret.

Analyser i Excel

Det er let at overføre data fra Faktura-Boks til Excel:

Når I har søgt fakturaerne frem, kan de ønskede oplysninger overføres til Excel. Herefter kan I udføre analyser eller foretage de nødvendige hensættelser, hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes, inden periode-regnskabet udarbejdes.

Priskontrol

Hold styr på, om I får de aftalte priser!

I Faktura-Boks etableres en tabel med priser og afvigelser, for en given periode og helt ned på det enkelte projekt. Priser importeres let fra Excel via importknap. Faktura-Boks vil advisere jer, når prisen afviger og man kan så afvise eller godkende.

Med Faktura-Boks får I et stærkt værktøj til håndtering af leverandørfakturaer

Faktura-Boks light

Faktura-Boks anvendes udelukkende som elektronisk arkiv. Det vil sige at en faktura ikke skal godkendes i Faktura-Boks, men udelukkende overføres til økonomisystemet.

Udvalgte kreditorer kan konteres og godkendes automatisk, hvor fakturaen er godkendt ud fra følgesedlen.

Vi har sammen med vores partnere fokus på små og mellemstore virksomheder, som vi hjælper med nem fakturahåndtering.

Kontakt os:
F-Boks ApS – Stenager 2 – 6400 Sønderborg
Telefon: 74403661
e-mail: info@faktura-boks.dk
CVR: 33595026 EAN: 5790001688875

Hjælp til vore kunders leverandører:
Vejledning: Send faktura via EAN i e-conomic
Send jeres faktura elektronisk via Sproom

A

Sådan udfylder du og sender en elektronisk faktura via Sproom.

Kreditværdighed